Una importante funzione è quella che riguarda l’attribuzione dei specifici permessi assegnati ai vari ruoli. Una volta creato un ruolo, l'impostazione dei relativi permessi è possibile tramite la schermata “Ruoli e permessi” su “impostazioni”:
In questa figura, ad esempio, è stato creato un Ruolo: "persona che può esprimere la propria opinione"
Una volta creati i ruoli e impostati i permessi relativi al ruolo, si può assegnare i ruoli ad un membro del gruppo.
I permessi disponibili sono i seguenti:
Visualizzare le proposte private
Questa opzione permette di visualizzare le proposte “private” del Gruppo. Le proposte private sono quelle naturalmente non accessibili ad utenti esterni, ma agendo su questa impostazione è possibile creare un ulteriore livello interno di accesso (tra membri che vedono solo le proposte pubbliche e membri che vedono anche quelle private).
Contribuire alle proposte
Questa opzione permette di inserire dei contributi per aiutare i redattori della proposta a raffinare il loro lavoro di sintesi. Sia per le proposte private che pubbliche è necessario disporre di tale permesso per contribuire, valutare o dare suggerimenti sulla proposta: insomma tutto ciò che serve per partecipare.
Votare le proposte
Questo è forse il permesso più importante, e offre il diritto a esprimere il proprio voto al momento della votazione finale. Si possono configurare due possibilità:
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pochi utenti decidono e possono votare le proposte finali (tipico dei gruppi a democrazia rappresentativa);
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tutti coloro (eventualmente certificati) che fanno parte del Gruppo possano votare senza discriminazioni di sorta (tipico dei gruppi a democrazia diretta).
Inserire nuove proposte nel gruppo
Questo è uno dei permessi più importanti e sancisce la possibilità di inserire delle proposte all’interno del Gruppo e pertanto divenire redattore di proposte all’interno del gruppo.
Attenzione: è necessario che chi disponde di tale permesso disponga anche dei due precedenti: visualizzazione e partecipazione.
Sostenere proposte a nome del gruppo
Questo permesso da il diritto ad un utente di sostenere, a nome del gruppo, le proposte presenti nello spazio comune. Di norma tale permesso viene dato a pochi utenti, referenti del gruppo stesso.
Visualizzare i documenti
Questa opzione permette di visualizzare i documenti (struttura e file) presenti nell’archivio documenti del gruppo.
Gestire i documenti
Questa opzione permette di gestire l’archivio dei documenti del gruppo: inserire, creare, spostare file e directory.
Creare eventi meetup
Questo permesso consente di creare eventi partecipativi quali riunioni o segnalazioni di altri eventi (conferenze, esposizioni, ecc…) ed inserirli nel Calendario del gruppo.
Creare eventi di votazione
Questo permesso consente di creare periodi per le votazioni finali e inserirli nel Calendario del Gruppo. Tale ruolo è molto importante perché permette di completare l’iter delle proposte, in quanto la votazione finale di una proposta è di per se un evento.
La gestione di questo permesso permetterà di creare due procedure ben distinte per completare l'iter delle proposte:
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se tutti coloro che possono inserire proposte possono anche creare eventi, allora ciascuno sarà libero di scegliere le date di votazione (votazioni libere distribuite);
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se questo permesso sarà affidato a pochi utenti allora si potranno raggruppare le votazioni in periodi prestabiliti, durante le quali possono essere votate tutte le proposte che sono giunte a maturazione (giorni dedicati alle votazioni).
Pubblicare nella Bacheca del gruppo
Permette ad un utente di ri-pubblicare nella bacheca del Gruppo dei post redatti sul proprio blog. Senza questo permesso i membri potranno comunque pubblicare post nel blog personale, ma non potranno pubblicarli nella bacheca del Gruppo.
Aggiungere membri nel gruppo
Coloro che dispongono di questo permesso possono invitare e accettare i membri che richiedono la partecipazione al gruppo. Questo ruolo è molto importante per quei gruppi che necessitano di certificare i propri membri e riconoscerli tramite per esempio, dei documenti di identità, lettere o foto. Anche questo permesso, di norma, viene dato a pochi utenti (certificatori).
Suggerimento: Ricordatevi che ai nuovi membri accettati, il sistema assegna automaticamente il ruolo di default (qualunque nome gli avete dato); abbiate l'accortezza di assegnare a quest'ultimo il livello minimo dei permessi tra i ruoli definiti. Successivamente, ai nuovi membri può sempre essere assegnato uno qualsiasi dei ruoli disponibili.
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